Kassen und Registrierkassen

Ein modernes Kassensystem muss einiges leisten, um im stressigen Alltag in der Gastronomie mithalten zu können und sowohl dem Gast, als auch dem Servicepersonal den größtmöglichen Komfort zu bieten. Natürlich die normalen Funktionen eines Kassensystems, wie den Umsatz verbuchen, verschiedene Bediener unterstützen und jeweilige Umsätze den Tischen und Gästen passend zubuchen. Dann sollten Kassensysteme im Restaurant natürlich in der Lage sein, die eingegebenen Speisen und Getränke getrennt an den Küchendrucker (mit ausgewiesenen, am besten noch farbig markierten Sonderwünschen) und auch an den Bondrucker an der Theke zu senden. Außerdem sollten stationäre und mobile Kassensysteme im Netzwerk arbeiten können, oder als Alternative alles in einem Gerät bieten, das sowohl am Platz, als auch mobil einsetzbar ist.

Das erste hybride Kassensystem, dass diese Anforderungen erfüllt, wird von der Firma Vectron hergestellt. Eine optimale Lösung mit geringem Platzbedarf. Ein modernes Kassensystem sollte auch die nötigen Schnittstellen für alle denkbaren Peripheriegeräte, wie Kaffeemaschinen, Schankanlagen und Wiegesysteme bieten. Betreffend der Handhabung des Kassensystems wird verlangt, dass die Bedienung leicht erlernt werden kann. Robust, handlich und wasserdicht sollten mobile Kassensysteme sein. Die Displays übersichtlich gestaltet und unempfindlich. Die Datensicherung der Kassensysteme für den Notfall, wie Blitzeinschlag, ist ein absolutes Muss. So kann man, z.B. mittels USB-Stick, die Daten direkt in ein Ersatzgerät übertragen und dieses dann weiternutzen.

Moderne Kassensysteme bieten auch die Möglichkeit die Arbeitszeiten der Angestellten zu erfassen, selbst wenn diese sonst keinen Kassenzugang haben, mit Verbuchung von Arbeitspausen, etc. Mittels moderner Übertragungssoftware können die erfassten Daten aus dem Kassensystem ausgewertet werden und in Form von Statistiken über Umsatz, Betriebseffizienz und Warenbestand verwendet werden. Das Zusammenspiel zwischen Kassensystem und angeschlossenen Schankanlagen sollte die Möglichkeit bieten, dass die Schankanlage den Zapfhahn nur dann freigibt, wenn das entsprechende Getränk von dem Kassensystem verbucht und angefordert wurde. So geht nichts mehr verloren und der Gewinn wird optimiert.

Die Beweglichkeit und der Wunsch des Gastes sollte von den Kassensystemen unterstützt werden. Was ist, wenn der Gast sich plötzlich an einen anderen Tisch setzt, oder Teile einer Gruppe sich zu einer anderen Gästegruppe dazusetzen? Graphische Tischpläne, die die Möglichkeit bieten, Gäste mitsamt bisherigem Verzehr einfach umzuplatzieren, bieten eine gute Lösung bei modernen Kassensystemen mit Touchscreen und Farbdisplay. Sonderaktionen, wie die Happy Hour sollten tages- und stundengenau automatisch von dem Kassensystem verwaltet werden können, in dem das Kassensystem zum eingespeicherten Zeitpunkt automatisch auf die reduzierten Preise wechselt und auch wieder zurück, wenn die Zeitspanne abgelaufen ist. Was ist, wenn ein Gast nicht das komplette Menu möchte, sondern stattdessen eine andere Zusammenstellung wünscht? Dann sollte das Kassensystem in der Lage sein, den Preis entsprechend umzubuchen.

Oder Bankette, an denen der Veranstalter einen bestimmten Preis für Essen und eine gewisse, festgelegte Anzahl an Getränken zahlt. Dann ist es sehr sinnvoll, wenn die Kassensysteme in der Lage sind, diese Vereinbarung zu speichern und alle Speisen und Getränke, die darüber hinaus bestellt werden, separat anzuzeigen und zusätzlich abzurechnen. Es zeigt sich also, dass der vielseitige Gastronomiealltag an ein Kassensystem und die Peripheriegeräte sowohl von der Funktionalität, als auch von der Haltbarkeit her hohe Ansprüche stellt.

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In einem Textilfachhandel ist das Kassensystem eine entscheidende Hilfe dabei, das umfangreiche Warenangebot zu verwalten und auch einen Überblick darüber zu erhalten, welche Artikel in welchen Größen noch im Geschäft vorhanden sind. Jeder verkaufte Artikel wird im Kassensystem als Umsatz gebucht. Heute wird meist mit Scanner das Etikett des Artikels eingelesen. Der darauf befindliche Barcode enthält verschlüsselt alle Artikeldaten und Bezeichnungen, sowie die verkaufte Größe, was gerade bei Kleidung sehr wichtig ist. Die Daten aus der Kasse können jederzeit, auch mehrmals am Tag per Datenfernübertragung abgefragt und ausgelesen werden, ohne dass die Arbeit am Kassensystem dabei unterbrochen werden muss. Damit ist es möglich, Auswertungen zu erstellen, die Auskunft darüber geben, welche Umsätze gemacht wurden, über beliebige Zeiträume hinweg, außerdem kann ermittelt werden, welche Artikel in welchen Größen ausverkauft, bzw. noch vorhanden sind. Das ist besonders dann von Interesse, wenn es sich um einen Filialbetrieb handelt. Denn wenn ein Artikel tatsächlich vergriffen sein sollte, kann mit Hilfe des Kassensystems nachgeforscht werden, ob das Gewünschte in einer anderen Filiale noch in der passenden Größe vorhanden ist und wie schnell nachgeliefert werden kann. Über die Buchungen in die Kasse wird quasi eine ständige Inventur durchgeführt. Damit ist auch schnell ersichtlich, was nachbestellt werden muss. Die errechneten Statistiken über einzelne Artikel können auch Informationen dazu geben, welche Lieferanten besonders gut verkäufliche Produkte haben und wer letztendliche Ladenhüter anbietet. Damit kann das Sortiment den Kundenwünschen besser angepasst werden. Auch für die Mitarbeiter ist ein modernes Kassensystem eine Erleichterung der Arbeitsabläufe. Die Etiketten sind mit Barcodes versehen, ein Scanner liest alle Daten und auch den Preis korrekt aus, Eingabefehler werden damit vermieden. Wenn alle gewünschten Artikel gescannt sind, wird der Endpreis ausgegeben. Der Kunde oder die Kundin kann entweder bar oder auch mit Kreditkarte zahlen. Ein angeschlossener Kartenleser liest dazu die Daten der Kreditkarte ein und automatisch wird eine Abfrage gestartet. Damit wird sichergestellt, dass die Kreditkarte auch genehmigt wird. Die Umsätze per Karte werden ebenfalls in die Auswertungen mit einbezogen. Für den Geschäftsinhaber wird damit nachvollziehbar, wie viele Umsätze über Kreditkarten abgewickelt wurden. Wenn eine Kundin einen bestimmten Artikel nachbestellen möchte, können moderne Kassen diese Bestelldaten mit Datum und Kundenadresse speichern. Sobald der Artikel aus der anderen Filiale geliefert wird, kann der Kunde informiert werden. Eine weitere gute Möglichkeit, Kundendaten zu erfassen, ist die Einführung eines Kundenbindungssystems mit Hilfe von Kundenkarten. Moderne Kassensysteme können zusammen mit einem passenden Thermodrucker Karten bedrucken, die mit einer speziellen Schicht ausgerüstet sind. Der Druck auf diese Schicht kann mit den Druckern immer wieder gelöscht und neu bedruckt werden. So kann jedes Mal der aktuelle Stand eines Bonuspunktesystems oder auch immer wieder aktuelle Werbebotschaften auf diese Karte gedruckt werden. Da für eine Kundenkarte die Kundendaten gespeichert werden, hat man hinterher die Möglichkeit diese Daten mit in die Auswertungen einzubeziehen und gezielte Werbemaßnahmen durchzuführen.

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Wichtige Investitionen in den Betrieb müssen stets gut durchdacht werden. Gerade wenn es um die Anschaffung neuer Registrierkassen geht, ist mancher Unternehmer schnell überfordert. Die richtige Registrierkasse soll Arbeitsabläufe erleichtern, Mitarbeiter entlasten und sämtliche Umsätze zuverlässig verbuchen helfen. Jeder Betrieb stellt darüber hinaus noch bestimmte Anforderungen an die verwendeten Registrierkassen. Das Angebot im Fachhandel und im Internet ist unüberschaubar. Will man sich vorab informieren, wird alles noch verwirrender. Im Internet werden zahlreiche Informationen über Kassensysteme bereitgestellt, mit Bildern, technischen Daten und was Registrierkassenhersteller sonst noch für wichtige Angaben halten. Leider kann der Unternehmer daraus nicht unbedingt entnehmen, welches der vielen Registrierkassen Modelle für seinen Betrieb am besten geeignet ist. Eine persönliche Beratung beim Fachhändler ist die nächst beste Möglichkeit, sich informieren zu lassen. Allerdings kann ein Fachhändler hauptsächlich über die von ihm angebotenen Registrierkassen Auskunft erteilen. Naturgemäß wird er immer die Registrierkassen bevorzugen, für die er die Fachhändler Lizenz hat. Manche Registrierkassen Händler bieten eine große Palette an verschiedenen Herstellern an. Dann kann man sich nicht sicher sein, dass er sich auch mit jeder einzelnen Kasse auskennt und die wichtigsten Funktionen benennen kann, ganz zu schweigen, ob er sich mit der Installation und Programmierung jedes einzelnen Modells auskennt. Beim Versandhandel im Internet wird das Ganze noch schwieriger. Da gibt es eine Vielzahl unterschiedlichster Kassensysteme zu attraktiven Preisen, die auf den ersten Blick sehr verlockend sind. Aber ein Blick in die AGB´s lässt den Käufer schnell zurückschrecken. Eingeschränktes Rückgaberecht, Wiedereinlagerungsgebühren, sonstige Kosten, unklare Angaben zum Fall der Reklamation defekter Registrierkassen und weitere Folgekosten für eventuell zusätzlich erforderliche Programmierungen, die von vornherein so nicht ersichtlich sind, lassen einen verantwortungsvollen Unternehmer vom Internetkauf zurückschrecken. Denn eine Registrierkasse ist ein Arbeitsmittel, das im Betrieb nicht ausfallen darf, die Datenübertragung zum zentralen PC per Datenfernübertragung im Internet, ISDN oder Netzwerk muss jederzeit zuverlässig funktionieren. Fehlerquellen im Betrieb des Kassensystems sollten so selten wie möglich vorkommen. Guter und effektiver Service, der sofort erreichbar ist und zeitnah mögliche Fehler beseitigt, ist beim Kauf einer Registrierkasse ein wichtiger Faktor, der in die Entscheidung für ein bestimmtes Kassensystem mit einfließen sollte. Richtig liegt man beim Registrierkassen Kauf, wenn man sich an den europäischen Marktführern orientiert. Ein dichtes Händlernetz mit zuverlässigem Service, stabile Gehäuse mit modernem Design und flexibler Programmierungsmöglichkeit der Registrierkassen sind die Vorteile, die inländische Registrierkassen Hersteller bieten. Für einen Unternehmer ist das Kaufen neuer Kassensysteme auf gar keinen Fall einfach. Ein Pflichtenheft, in dem sämtliche Aufgaben, die die Registrierkasse im jeweiligen Betrieb erfüllen soll, aufgelistet sind, kann helfen, die unterschiedlichen Modelle an der Erfüllung dieser Bedingungen zu unterscheiden. Nicht fehlen sollte in dem Pflichtenheft die Frage nach der Kompatibilität der Registrierkassen, wie gut sie sich in bestehende Netzwerk Installationen eingliedern lassen und wie die Datenübertragung geregelt ist. Folgekosten für zusätzlich erforderliche Programmierungen sollten ebenso erfragt werden, wie die Möglichkeit der Installation von erforderlichen Peripheriegeräten mittels passender Schnittstellen. Wenn all diese Punkte beachtet werden, sollten böse Überraschungen vermieden werden können.

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Früher gab es vorwiegend Kassen, die für bestimmte Bereiche hergestellt wurden und die nur in diesem einen Bereich eingesetzt werden konnten. Auch heute gibt es noch solche Kassen Konzepte spezieller Gastro Kassen oder Kassen nur für den Einzelhandel oder für den Lebensmittelsupermarkt. Wirklich fortschrittliche Kassen unterscheiden sich lediglich in der Bauart des Gehäuses, von Kunststoffgehäuse über stabilen Edelstahl hin zu mobilen Geräten. Die Software, die diese Gehäuse steuert, ist aber mittlerweile so flexibel, dass die Kassen für jede Anwendung gezielt und individuell programmiert und ausgerüstet werden können. So können zum Beispiel die Belegungen der Tastaturen den jeweiligen Betriebsanforderungen angepasst werden. Gerade die modernen Touch Screens der Kassen bieten dazu ungezählte Möglichkeiten. Damit kann ein und dasselbe Kassen Modell sowohl im Einzelhandel, als auch in der Bäckerei oder sogar in der Gastronomie eingesetzt werden. Die Daten aus den Umsätzen werden per Datenfernübertragung in den zentralen PC übertragen und je nach den Erfordernissen des jeweiligen Betriebes in die entsprechende Back Office Software übergeben und dort ausgewertet. Jede Art von Schnittstellen, ob parallel, seriell, USB oder sonstige, von Peripheriegeräten benötigten Anschlüsse ermöglichen den Betrieb von zum Beispiel Geldschubladen, Kundendisplays, Scannern, Druckern, Etikettendruckern, Waagen, Schankanlagen, Kaffeemaschinen oder was sonst über Kassen gesteuert werden kann. So wird eine moderne Kasse für jeden Betrieb zum passenden Gerät. Eine Bäckerei stellt zum Beispiel besondere Anforderungen an da Gehäuse der Kasse, das vor allem staub- und krümeldicht verarbeitet werden muss, damit nicht über den Lüfter oder andere Zugänge Mehlstaub eindringen und das System damit lahm legen kann. Betriebe, die über ein großes Warenlager verfügen benötigen eine Kasse, die die regelmäßige Inventur unterstützt. So kann zum Beispiel über mobile Kassen direkt am Regal der Lagerbestand erfasst und eingegeben werden. In manchen Betrieben ist nur sehr wenig Platz für die Kasse vorhanden. Da ist es von Vorteil, wenn das Gehäuse sehr klein ist, oder auch an der Wand oder auf praktischen Ständern montiert werden kann. Im Zweifelsfall kann man dann auch mobile Kassen einsetzen, die vom Servicepersonal am Gürtel getragen werden oder eine Hybrid Kasse, die eine kompakte, intelligente Docking Station und ein Mobilteil bietet und sowohl als stationäre, als auch als mobile Kasse eingesetzt werden kann. Wichtig ist bei der Anschaffung einer Kasse immer die Frage, wie kompatibel sie sich mit anderen, bestehenden Installationen verbinden lässt. Unabhängig von der Art des Betriebes ist es bei der Anschaffung neuer Kassen immer sinnvoll, ein Pflichtenheft zu erstellen, in dem alle möglichen Anforderungen, die der bestimmte Betrieb stellt, aufgelistet werden. Das Pflichtenheft kann auch dabei helfen, verschiedene Kassen miteinander im Gebrauch zu vergleichen. So ist es sicherlich eine wichtige Anforderung, dass das installierte Kassen Netzwerk unempfindlich ist gegen Viren und anderen Manipulationen. Eigenständige Betriebssysteme der Kasse bieten größere Sicherheit gegen solche Eingriffe, als gewöhnliche, so genannte PC Kassen, die Windowsbasiert programmiert wurden.

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Ob im Eiscafé, im Straßencafé oder im Terrassenbereich großer Restaurants, die mobile Registrierkasse gehört mittlerweile zum ganz normalen Arbeitsalltag. Früher wurden mit Papierblock und Stift die Bestellungen mehr oder weniger schnell gesammelt, Sonderwünsche des Gastes umständlich notiert und oft auch vergessen, weil die Schrift auf dem Block vielleicht feucht und unleserlich geworden ist.  Die Bestellungen, die an der Theke abgegeben und fertig gestellt wurden, hat die Servicekraft dann, sobald wieder ein Moment Zeit war, dort abgeholt und den Gästen am Tisch serviert. Die mobile Registrierkasse macht diesen Vorgang wesentlich einfacher und verkürzt gleichzeitig die nötigen Wege. Im Eiscafé nimmt der freundliche Italiener mit der mobilen Registrierkasse die gewünschten Eisbecher, etwaige Sonderwünsche, Getränke usw. direkt auf der Terrasse am Tisch auf und per Funk wird diese Bestellung  aus der Registrierkasse an die Kollegen an der Eistheke übermittelt. Diese fertigen die gewünschten Eisbecher an unter Berücksichtigung der Sonderwünsche und übermitteln per Vibrationsalarm an die Registrierkasse des Kellners, dass er die Bestellung an der Theke abholen kann. So wird der Eisbecher immer frisch serviert und steht nicht zu lange an der Theke. Das mobile Registrierkassen System kann, wenn es an einen Drucker angeschlossen ist, die Rechnung für den Gast auch ausdrucken und ist somit gleichwertig mit einer herkömmlichen Registrierkasse. Die Anschaffungskosten für die mobile Registrierkasse mit Drucker liegen in etwa gleich mit einer einzeln stehenden Registrierkasse. Die Vorteile hingegen überwiegen, da der Gast wesentlich schneller bedient werden kann und die Servicekraft sehr viele Wege spart. Verbunden mit einem neuartigen Kellnerruf System wird die mobile Registrierkasse per Vibrationsalarm das Servicepersonal benachrichtigen, sobald ein Gast am Tisch den Knopf gedrückt hat. So wird mit Hilfe des Registrierkassen Systems jede Bestellung genau dann aufgenommen, wenn der Gast einen Wunsch hat. Niemand muss mehr verzweifelt versuchen, Augenkontakt mit dem Kellner aufzunehmen oder gar verzweifelt mit den Armen rudern, wenn der Durst ihn übermannt. Einfach auf den Knopf gedrückt, die Registrierkasse vibriert und über das Display der Registrierkasse kann der Tisch des Gastes sofort identifiziert werden. Moderne Displays mit Helligkeitssensoren passen sich der Umgebungshelligkeit an und sind auch bei starker Sonneneinstrahlung noch sehr gut lesbar. Wenn es Abend wird, sorgt die Hintergrundbeleuchtung für müheloses Lesen des Displays. Das intelligente Display des Registrierkassen Systems dreht die Anzeige, wenn die Neigung erkennen lässt, das von der anderen Seite her gelesen werden soll. So kann die Servicekraft den Gast Einblick in die Bestellung auf der Registrierkasse nehmen lassen, wenn zum Beispiel der Rechnungsbetrag dort steht. Für den Inhaber ist die mobile Registrierkasse auf jeden Fall ein Gewinn, weil er unter Umständen Personal einsparen kann, immer in Echtzeit die Daten abfragen kann und über angeschlossene Back Office Software Auswertungen anfertigen kann. Dank mobiler Registrierkassen darf der Sommer gerne kommen.

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